Auftragsklärung heißt ... … “für Klarheit und Transparenz sorgen“ – Absicherung des gemeinsamen Verständnis Fragen … Hinterfragen … Nachfragen “Aktiv zuhören“ “Rückkopplung“ – Feedback … “Aus-handeln und Ver -handeln“ … “für Verbindlichkeit und explizite Vereinbarungen sorgen“ … “Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit sicherstellen“ … “Mit-gestalten, Mit-wirken und beraten“ – “partizipieren“ – “Auftraggeber von unten führen“ “auf Augenhöhe agieren“ … “Konflikte konstruktiv auf-lösen“ “Lösungs- statt Problemorientiert – konstruktiv“ … Zielsetzung Auftragsklärung(s-gespräch) Kontrakt JA zum Miteinander JA zum Ziel JA zum (gemeinsamen) Weg JA zu Rolle und Verantwortungen JA zum Budget JA zu möglichen Einschränkungen/Restriktionen … Als wesentliche erste Phase im Projektprozess, kann und sollte die Auftragsklärung daher dazu beitragen und darauf abzielen, Orientierung zu geben das (zu lösende) Problem und den Projekt-Scope genau abzugrenzen das Projektumfeld und die Auftraggeber und Stakeholder kennen zu lernen die Ziele und Interessen des Auftraggebers, der Stakeholder zu verstehen, zu formulieren und festzulegen den Überblick über die Probleme/Bedarfe der Beteiligten und Betroffenen zu gewinnen die inhaltlichen Ziele zu klären die potenziellen Risiken und Konflikte zu identifizieren Potentielle Widerstände rechtzeitig zu erkennen und rechtzeitig in die Projektplanung einzubeziehen … die organisatorischen Rahmenbedingungen und Fragen zu klären (z.B. Ressourcenverfügbarkeit, Einzelschritte) und die Rollen und Bedingungen für das konkrete Projekt zu klären Damit kann eine gute und wirksame Auftragsklärung im Sinne eines präventiven Risiko- und Krisenmanagement in starkem Masse dazu beitragen, eine gute und Erfolgsversprechende Basis für das konkrete Projekt zu schaffen. Sei es hinsichtlich einer gezielten Frühindikation von und zu kritischen Projektfaktoren, des gezielten Aufbaus einer konstruktiven und wirksamen Projekt-Partnerschaft , Schaffung von Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit sowie der Klarheit von Zielen und Projektrahmenbedingungen. Auftragsklärung in diesem Sinne heißt demzufolge, einen Auftrag so zu definieren und zu formulieren, dass den Beteiligen, sprich Auftraggeber und Auftragnehmer klar wird, worum es geht, welches Ergebnis unter welchen Rahmenbedingungen (Zeit, Aufwand etc.) angestrebt wird und woran sich der Erfolg des Projektes bemessen soll; dies sollte in einem abgestimmten (schriftlichen) Projektauftrag beschrieben sein. Wesentliche Bausteine der Auftragsklärung (Projekt-)Umfeld-Analyse Stakeholder Management Zielklärung und -formulierung Letztlich geht es um … die Chance, “versteckte“ Interessen, “vergiftete“ Aufträge, sonstige Risiken frühzeitig zu erkennen die Chance für den eigenen Projektausstieg erkennen die Prävention von “Projekt-Katastrophen“ wie Überschreitung von Kosten- und Zeitbudgets, die Verfehlung wichtiger Anforderungen, unerfreuliche Nachbesserungen, das Nichterreichen wichtiger Projektziele die Integration der beteiligten Gruppen die Zielgruppenbezogene Kommunikation - Konstruktiver Dialog und Interaktion, Vermeidung von (teuren) Missverständnissen einen partnerschaftlicher Umgang (“Der Mensch als Partner“) Wahrnehmung und Respekt besseres gegenseitiges und gemeinsames Verständnis Commitment und Support Klarheit

FAQs

Auftragsklärung

Auftragsklärung heißt ... … “für Klarheit und Transparenz sorgen“ – Absicherung des gemeinsamen Verständnis Fragen … Hinterfragen … Nachfragen “Aktiv zuhören“ “Rückkopplung“ – Feedback … “Aus-handeln und Ver-handeln“ … “für [...]

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